No improvises. Define el alcace de tu negocio

ABC consultoría y gestión. “Colaborando al cambio en tu negocio”

“No fracasé. Sólo encontré 10 mil formas que no funcionan” – Thomas Edison, inventor.

¡Hola! ¿Cómo estás? 🙂

 ¿Te has propuesto definir y medir el alcanse de tu negocio?

No! Pues no improvises.

Define y mide el alcance de tu negocio. El alcance del proyecto es un documento que define todo lo que hay que hacer para completar el proyecto o idea con éxito. Esto significa, visualizar como va a quedar el proyecto y realizar adecuadamente todas las acciones necesarias que cumplirán con los objetivos. 

¿Por qué es importante para ti definir el alcance de tu Negocio?

En artículos anteriores hemos hablado del Business Model Canvan y cómo este es un modelo “vivo” de tu negocio, para crear, actualizar y rediseñar tu negocio en el tiempo.

Cada idea nueva de negocio o de actualización del modelo, debe analizarse como un proyecto independiente y contar con su alcance. Así podrás orientar la puesta en marcha de las ideas, convertirlas en un proyecto a desarrollar y llevarlas a la acción.

Lo primero que tienes que entender, es que debes conseguir que los resultados de tu idea o proyecto cumpla con las expectativas de tus clientes. Para ello, los objetivos que identificas en el estudio y en el contacto con ellos, en su lenguaje coloquial; los tienes que traducir en “requisitos” que es el lenguaje que habla tu equipo.

En proyectos de desarrollo informáticos, y en la aplicación de la metodología SCRUM, esta responsabilidad recae en el Project Mananger (PM). Es quien define el objetivo del proyecto en el lenguaje del cliente, por lo cual está siempre definido en términos de negocio.

 En ocasiones, este roll comparte la responsabilidad con el Product Owner (PO) quien debe conocer bien sobre la actividad, para convertir los objetivos del producto o servicio al lenguaje del equipo, donde está la solución. Además, según las necesidades del cliente, se encarga de crear los requisitos, (características del proceso de desarrollo y especificaciones del producto o servicio a ofrecer)

También es quien crea las tareas adecuadas acorde a las habilidades de cada integrante del equipo, y supervisa la ejecución de las tareas, para que estas cumplan con los requisitos definidos.

El PM y PO comparten la responsabilidad de asesorar y guiar el proceso productivo, cada uno desde su roll.

Como vez, son dos roles muy importantes en el proceso de dirección de equipos de trabajo y desarrollo de proyectos, sin importar, si estos ocurren en entornos de desarrollo, administrativos o de otro tipo.

En negocios pequeños o que inician, combinaciones de estos roles suelen estar representados por el líder o dueño del proyecto, o termina recayendo en el encargado del área comercial.

El desempeño de estos roles, suele ocurrir en muchos casos de forma empírica, sin una formación y metodología adecuada para ello. Aunque aplicar el sentido común ayuda, no basta para enfrentar los retos de trabajar y guiar al equipo, en la consecución de acciones para satisfacer las necesidades del mercado y de tu cliente, que son a la vez, las del negocio.

 La intuición y el sentido común no pueden ser tus únicos recursos

Lo primero que tienes que hacer es tener recopilados todos los requisitos según lo que te trasmite tu cliente o tu análisis del mismo, para luego establecer los aspectos fundamentales para definir el alcance de tu proyecto y garantizar que se cubran todos los objetivos. Los aspectos a tener en cuenta en el alcance son:

• Determinar todas las tareas que hay que hacer en el proyecto.
• Establecer cuando se va a hacer cada una de esas.
• Asignar quienes las van a hacer.

Cuando trabajamos bajo demanda o pedido de un cliente, este tipo de análisis es fundamental. Pero no es solo aplicable en estos casos.  Nuestro negocio es el primer cliente que tenemos, con necesidades y expectativas formadas por nosotros mismos. Por tanto, nuestros segundos clientes son, nuestro equipo de trabajo.

Define y mide el alcance de tu Negocio y de las tareas. Ello te que aportarán al crecimiento de tu negocio y de tu equipo. Será sin dudas uno de los hábitos profesionales más saludables que podrás adquirir para desarrollar proyectos y trabajar en equipo.

¡Divide y vencerá!

 Esta frase en disciplinas administrativas, responde a una técnica de división de tareas. Para lograr con éxito los resultados del proyecto, debemos ser capaces de analizar e identificar módulos o partes del proceso, que puedan ser separados para ser iniciados y terminados en un periodo de tiempo dado. En la metodología Scrum, estas partes del proceso son llamadas Sprint.

De esta manera, se garantiza el avance del proceso de forma escalonada y enfocada. Cada sprint responde a objetivos y requisitos determinados, así como a tareas y personas específicas, identificadas como esenciales para desarrollar y cerrar el sprint.

Durante el proceso debe haber reuniones y encuentros de seguimiento, creación de informes. Acciones directivas imprescindibles para que el proyecto avance en sí mismo. Es importante tener en cuenta que estas reuniones de equipo deben ser muy objetivas y prácticas, para no terminar adsorbiendo equivocadamente, el centro de atención de cada sprint. Además, estos encuentros consumen recursos en tiempo y dinero durante el proceso, por tanto, también deben ser planificados como parte del sprint. En ello el PM juega un papel muy importante.

La utilización de metodologías ágiles como Scrum, y el Tablero Kamban, llegan a complementar el trabajo de dirección en la definición y planificación del alcance de la idea o proyecto. Combinar estas metodologías con las técnicas para definir el alcance del proyecto, te ofrecerán una visión global del resultado de tu idea y su potencial.

En conclusión, El Alcance define todo lo que es necesario hacer para finalizar el proyecto con éxito. Esto implica realizar adecuadamente todos los trabajos que cumplimenten esos requisitos, lo que cumplirán con los objetivos del proyecto y expectativas de tu cliente.

 El Alcance, también es un documento vivo en tu negocio. Puede ir cambiando durante su desarrollo, pero estas variaciones deben ser controladas para no perder los Objetivos SMART, que lo originaron.

Para finalizar, definir el alcance de la idea o proyecto pueden no ser suficientes para lograr los objetivos, se necesita tambien evaluar los resultados y así, saber si estamos siendo efectivos o no, y hacer los ajustes que se requieran. Este analisis es posible a traves de indicadores,los llamados KPI (Key Performance Indicators), en este lik puedes conocer más sobre ellos.

¡Esperamos que te haya gustado este articulo! Recuerda que estamos aquí, para ayudarte a llegar al lugar, donde debes que estar.

¡Hasta pronto!  😉

Autor: Olivia Fernandez

Emprendedora, apasionada del mundo de los negocios. Gusta de investigar y crear contenidos, para colaborar en el estudio y aprendizaje de otros profesionales y al desarrollo del conocimiento colectivo.