No es sobre las ideas. Sino hacer que éstas se vuelvan realidad”

– Scott Belsky

 

Gestionar tareas en tu proyecto es más simple de lo que piensas

Cuántas veces hemos escuchado que un emprendedor debe ser organizado, ágil, constante, enfocado, para poder tener éxito en el desarrollo de sus proyectos y tareas.

¡Y es cierto! La buena noticia es que existen varias metodologías y herramientas que puedes aplicar y son una gran ayuda para que lo consigas oportunamente.

Metodologías y Herramientas para planificar

Para planificar y gestionar tareas o proyectos puedes utilizar un Diagrama de Gah, el método de Ishikawa o espina de pez, la metodología Kanban; todas te ayudan a marcar tareas y recursos necesarios para llegar a tus objetivos.

He elegido para este post, la que más resultado me ha dado y la que usamos en mi equipo actualmente, la Metodología Kanban.

Su nombre de origen japonés, significa Kan de visual y Ban que es tarjeta, por tanto, se refiere básicamente a tarjetas visuales.

En este post, hemos elegido comentarte sobre la que más resultado nos ha dado y la que usamos actualmente, la Metodología Kanban.

Su nombre de origen japonés, significa Kan de visual y Ban de tarjeta, por tanto, se refiere básicamente a tarjetas visuales. Esta metodología ofrece un sistema eficiente y efectivo para gestionar y completar tareas, tanto a nivel individual como para equipos de trabajo. Permite conocer a vista, el estado de los proyectos de forma global y asignar nuevas tareas de manera más ágil y efectiva.

Este método lo puedes aplicar a uno o varios proyectos, para organizarlo, visualizarlo, definir el alcance y mantener un ritmo sostenible,  iniciar la tarea y avanzar de manera orgánica y planificada.

 

¿Cómo lo funciona?

Pues SIMPLE. Solo necesitas un espacio en tu lugar de trabajo, donde crear tu “tablero Kanban”, que este visible para tí y tu equipo. El tablero lo conforman tantas columnas como “estados ó etapas” definas en tu proceso de trabajo de inicio a fin. Los más frecuentes son Idea – Pendiente/por hacer – En proceso/haciendo – Hecho/terminado

Para incorporar las tareas, añades al tablero post –it o tarjetas con descripción de la tarea y alguna observación necesaria, de acuerdo al estado en que se encuentren, estas van transitando de un estado a otro según el desarrollo de la tarea.

Ten presente que para gestionar tus tareas, tambien debes tener identificados claramente tus objetivos.

Ver: Cómo establecer objetivos y metas SMART

Kanban convierte tus objetivos en proyectos

Con varias tareas para conseguirlos, permite que los tiempos de ejecución y entrega se acortan.

Con solo mirar el tablero, todos saben cuál es su tarea y el estado donde se encuentra, además brinda una visión general de estado del proyecto.

Es más que un modelo ágil de gestión de tareas. Es un sistema de apoyo para líderes y jefes de proyectos, un método de trabajo simple para los equipos, que se basa en los objetivos que se quieren conseguir.

Al tener que elegir pocas tareas, ayuda a priorizar según su importancia y urgencia. Al dividir en estados o etapas favorece al enfoque en la tarea que se está realizando, controla el esfuerzo, mejora la planificación y la calidad del resultado de la tarea.

Al mismo tiempo evita la saturación de tareas y le otorga cierta flexibilidad a todo el proceso de trabajo, para actuar de forma efectiva ante tareas imprevistas.

Esta técnica es explicada en el” modo manual” de este método, pero si eres de los que prefiere utilizar la tecnología, también lo puedes hacer.

Existen varias herramientas digitales para ello, una de las más usada es KanbanFlow. Tiene una versión gratis con diferentes funcionalidades nada despreciables, sin tener que llegar al modo de pago.•

Acompañamos el cambio en tu negocio. 🙂

Laura Potts
Autor: Laura Potts

Coach de cursos y consultorías para emprendedores, o lo que es lo mismo, trabaja acompañando a líderes y colaboradores de pequeños y medianos negocios, que quieran desarrollar conocimientos sobre el mundo del emprendimiento en Cuba, para mejorar sus resultados; en el camino de la transformación de sus negocios.

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